01.11.2022., v.3.
1. Затверджена Політика протидії хабарництву (далі «Політика») на “NewFuels” RSEZ SIA (далі «Компанія») розроблена відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO 37001 та національних нормативних актів, ґрунтується на аналізі поточної ситуації та визначає стратегічну мету та проміжні цілі відносно антикорупційної діяльності, дотримання нормативних вимог та зобов’язань щодо виконання вимог системи менеджменту протидії корупції. Антикорупційна політика забороняє хабарництво та вимагає дотримання законів про боротьбу з хабарництвом, які застосовуються до “NewFuels” RSEZ SIA. Наша антикорупційна політика забезпечує основу для встановлення, перегляду та досягнення цілей боротьби з хабарництвом і відповідає меті організації.
2. Мета та цілі Політики: антикорупційна політика “NewFuels” RSEZ SIA має на меті окреслити ризики Компанії, пов’язані з хабарництвом і корупцією, висвітлити обов’язки згідно з відповідним антикорупційним законодавством та інструкціями Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції, а також забезпечити інструментами та підтримкою, необхідними для виявлення та боротьби з цими антикорупційними ризиками. Ми заохочуємо висловлення занепокоєння, ґрунтуючись на принципі сумлінності, або на основі обґрунтованого припущення на умовах конфіденційності без побоювань покарання.
Для досягнення цієї мети визначено проміжні цілі:
2.1. Забезпечення корисного та законного поводження з майном Компанії, інформацією, управлінням торгово-промисловою діяльністю та стратегічними цілями, діловими та ринковими партнерами, сторонами, залученими та зацікавленими в діяльності Компанії;
2.2. Забезпечення «прозорості» сировини, основних виробничих коштів, державних закупівель;
2.3. Проведення відкритої та ефективної політики підбору та управління персоналом;
2.4. Зменшення можливості конфлікту інтересів посадових осіб Компанії;
2.5. Забезпечення належного та відкритого управління якістю довкілля та комунікації з місцевою владою, якості наданих послуг;
2.6. Удосконалення системи менеджменту протидії корупції, її моніторинг та контроль на постійній основі;
2.7. Пояснення повноваження та незалежності підрозділу із забезпечення нормативно-правової відповідності дотримання вимог антикорупційного законодавства;
2.8. Пояснення повноваження та незалежності підрозділу із забезпечення нормативно-правової відповідності дотримання вимог антикорупційного законодавства.
3. Обсяг і область застосування: “NewFuels” RSEZ SIA очікує, що всі директори, посадові особи, співробітники, члени сім’ї, консультанти та треті сторони, які працюють від імені Компанії, утримаються від участі в будь-якій формі хабарництва чи корупції, незалежно від громадянства, місця проживання чи місця розташування. На додаток до цієї загальної заборони хабарництва та корупції, ця Політика, інструкції щодо системи менеджменту протидії корупції та регламент встановлюють кілька політичних і процедурних вимог, які застосовуються до всіх працівників “NewFuels” RSEZ SIA.
4. Оцінка ризиків, комплексна юридична оцінка та/або наслідки невиконання: Порушення відповідного антикорупційного законодавства може призвести до суворих цивільних і кримінальних покарань, а також завдати шкоди репутації нашої Компанії. Співробітники Компанії, які порушують ці закони, також можуть зазнати суворого цивільного та кримінального покарання, включаючи тюремне ув’язнення. Заборона хабарництва викладена в інструкціях Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції; таким чином, порушення цієї Політики також може призвести до застосування заходів дисциплінарного впливу відповідно до інструкцій Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції, включаючи, але не обмежуючись, припинення трудових відносин.
4.1. Оцінка ризиків проводитиметься на щорічній основі, щоб визначити рівень контролю, необхідний для певного аспекту діяльності Компанії, у тому числі щодо процесів закупівель і тендерів.
При оцінці ризику слід враховувати:
(а) «ризик, пов’язаний із певною країною», який включає в себе оцінку загальних ризиків корупції та хабарництва, пов’язаних із певною юрисдикцією;
(б) «транзакційні ризики», які включають в себе оцінку ризиків, пов’язаних з фінансово-господарською операцією, здійсненою Компанією або її асоційованими особами;
(в) «ризики можливості підприємницької діяльності», які включають в себе ризик того, що пошук або отримання можливостей підприємницької діяльності може призвести до актів хабарництва або корупції; та
(г) «ризики ділового партнерства», які включають в себе ризики, що випливають із відносин або партнерства з іншими асоційованими особами.
Спеціальну процедуру буде адаптовано та впроваджено для пропорційного усунення ризиків, визначених вище, по мірі їх виникнення.
Записи та документація повинні зберігатися щодо кожної оцінки ризику як частина системи внутрішнього контролю та ведення обліку.
4.2. Комплексна юридична оцінка. Компанія проведе належну комплексну юридичну оцінку з метою інформування про оцінку ризиків і забезпечення дотримання Політики.
Хоча перелік не є вичерпним, і попереджувальні знаки відрізнятимуться залежно від характеру транзакції, запиту на витрати/оплату, географічного ринку чи напряму діяльності, загальні попереджувальні знаки слід розглядати як частину будь-якої комплексної юридичної оцінки.
Записи та документація з комплексної юридичної оцінки повинні зберігатися як частина системи внутрішнього контролю та ведення обліку, як передбачено інструкціями Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції.
5. Детальна інформація про Політику:
5.1. Застосовуване законодавство – Співробітники Компанії повинні дотримуватися всіх законів про боротьбу з хабарництвом. Ці закони загалом забороняють як підкуп державних службовців, так і підкуп у приватному (комерційному) секторі.
5.2. Заборона хабарництва
5.2.1. Підкуп уряду – Компанії та її співробітникам забороняється надавати, обіцяти, пропонувати або дозволяти виплату будь-якої цінності будь-якій державній посадовій особі для отримання або збереження ділових можливостей, отримання будь-якої іншої неправомірної вигоди або неправомірного впливу на дії державної посадової особи. Крім того, співробітники Компанії також повинні уникати навіть видимості неналежної взаємодії з державними службовцями.
5.2.2. Комерційний підкуп – На додаток до заборони підкупу державних службовців, розглянутої вище, Компанія забороняє своїм працівникам пропонувати або надавати корупційні платежі та інші вигоди або отримувати їх від приватних (неурядових) осіб та організацій. Такі платежі є комерційним підкупом і часто називаються «відкатами».
5.2.3. Платежі для спрощення формальностей – Заборона Компанії щодо хабарництва поширюється на всі неправомірні платежі, незалежно від розміру чи мети, включаючи платежі за «сприяння» (або прискорення). Платежі за сприяння – це невеликі виплати державним службовцям для прискорення або спрощення недискреційних дій або послуг, таких як отримання простої ліцензії чи дозволу на підприємницьку діяльність, оформлення державних документів, таких як візи, митне оформлення, надання телефонного зв’язку, електроенергії чи водопостачання, або завантаження або розвантаження вантажу. Як правило, платежі за сприяння заборонені цією Політикою, за винятком дуже обмеженого переліку обставин, для яких необхідно отримати попередній письмовий дозвіл від члена правління Компанії.
5.3. Надання матеріальних цінностей державним службовцям
5.3.1. Забороняється передавати матеріальні цінності будь-якій державній посадовій чи юридичній особі.
5.3.2. Подарунки, продукти харчування, подорожі та розваги – Суворо забороняється передавати будь-кому (державним службовцям або комерційним партнерам) подарунки, продукти харчування, подорожі чи розваги в обмін на будь-яку неналежну послугу чи вигоду. Крім того, подарунки готівкою або грошовим еквівалентом, як-от подарункові картки, суворо забороняються.
5.3.3. Добровільні внески – Суворо забороняється робити добровільний внесок з метою неправомірного впливу на урядовця або в обмін на будь-яку неналежну послугу чи вигоду.
5.3.4. Реклама, демонстрація або пояснення продуктів – Суворо забороняється спрямовувати рекламні витрати чи заходи на державну посадову особу з метою неправомірного впливу на неї або в обмін на будь-яку неналежну послугу чи вигоду.
5.3.5. Наймання чи залучення державних службовців – Суворо забороняється наймати чи залучати державну посадову особу або найближчих членів її сім’ї з метою неправомірного впливу на посадову особу або в обмін на будь-яку неналежну послугу чи вигоду. Зауважте, що перед найманням державного службовця (або його родича) співробітники Компанії повинні спочатку отримати юридичний дозвіл голови правління.
5.3.6. Внески на політичні цілі – Суворо забороняється робити політичні внески з метою неправомірного впливу на урядовця або в обмін на будь-яку неналежну послугу чи вигоду.
5.4. Навчання – Компанія вимагає, щоб наступні співробітники щороку проходили навчання з боротьби з хабарництвом:
Всі керівники;
Всі працівники з досвідом роботи більше 2 років;
Необхідне навчання з боротьби з хабарництвом може включати очне або онлайн-навчання, веб-курс з боротьби з хабарництвом або навчальні програми під керівництвом інструктора.
5.5. Аудит – Співробітники Компанії проводитимуть періодичні внутрішні аудиторські перевірки відповідних операцій Компанії, щоб забезпечити безперервне дотримання Компанією застосовуваних законів про боротьбу з хабарництвом, цієї Політики, а також інструкцій Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції та регламенту. Усі працівники зобов’язані взаємодіяти у такій аудиторській діяльності чи розслідуваннях Компанії і ніколи не втручатися чи перешкоджати їй. Очікується, що аудитори Компанії будуть діяти незалежно та підтримувати зв’язок з керівництвом Компанії для з’ясування будь-яких питань, пов’язаних із застосуванням цієї Політики, а також інструкцій Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції та регламенту.
5.6. Ведення документації – Компанія повинна буде розробити, запровадити, контролювати та підтримувати систему внутрішнього контролю для сприяння дотриманню цієї Політики, інструкцій Компанії щодо системи менеджменту протидії корупції та регламенту, а також сприяти культурі доброчесності та підтримувати високі етичні стандарти в усій Компанії. Бухгалтери повинні вести фінансовий облік і мати належний внутрішній контроль, який підтверджуватиме економічно обґрунтовану причину здійснення платежів третім сторонам.
5.7. Повідомлення про порушення – Якщо вам стане відомо про якісь ситуації, які можуть порушувати Антикорупційну політику Компанії, негайно зв’яжіться з представником відділу боротьби з хабарництвом – [email protected]. Підозрювані порушення будуть розглянуті та розслідувані належним чином та можуть призвести до дисциплінарних стягнень. Будь-яке таке повідомлення буде розглядатися як конфіденційне в межах, дозволених законом. Компанія суворо забороняє помсту за добросовісні повідомлення про ймовірну неправомірну поведінку. Неповідомлення про порушення цієї Політики є самостійним порушенням цієї Політики, яке підлягає дисциплінарній відповідальності, аж до та включаючи припинення трудових відносин.
Керівництво Компанії бере на себе зобов’язання щодо постійного поліпшення екологічної обстановки в зоні свого впливу – на власній території, у клієнтів, за маршрутами транспортування організації, у місцях зберігання сировини та утилізації відходів.
Цілі керівництва в галузі екологічного менеджменту:
– організувати постійний моніторинг латвійського та європейського законодавства у сфері екології, для гнучкого реагування на його зміни та своєчасну корекцію роботи Компанії;
– організувати екологічний контроль, моніторинг та аудит факторів екологічного ризику Компанії;
– розробити заходи щодо управління екологічною обстановкою в аварійних та післяаварійних ситуаціях, забезпечити готовність до здійснення цих заходів;
– домогтися більшої узгодженості у взаємодії з партнерами в галузі охорони навколишнього середовища.
Досягнення цих цілей планується керівництвом компанії за рахунок ефективного застосування та постійного покращення системи екологічного менеджменту, що відповідає вимогам стандарту ISO 14001:2015.
Мета керівництва Компанії в галузі якості продукції – збереження та зміцнення позиції на Латвійському та Європейському ринку завдяки повній відповідності стандартам якості, задоволенню потреб та побажань замовників.
Досягнення цієї мети планується керівництвом Компанії за рахунок підвищення ефективності виробничих та управлінських процесів, аналізу та зниження ризиків Компанії у сфері дотримання норм законодавства, технічних норм, зобов’язань перед замовниками.
Керівництво забезпечує ефективне функціонування та розвиток системи управління якістю відповідно до вимог стандарту ISO 9001:2015.
Керівництво Компанії прагне постійного поліпшення професійного здоров’я та безпеки персоналу.
Цілі керівництва у сфері забезпечення безпечних та нешкідливих умов праці:
– організувати постійний моніторинг латвійського та європейського законодавства у сфері охорони праці, для гнучкого реагування на його зміни та своєчасну корекцію роботи Компанії;
– організувати контроль, моніторинг та аудит умов праці та стану робочих місць щодо ризиків втрати працездатності та заподіяння шкоди здоров’ю персоналу;
– розробити заходи щодо забезпечення захисту персоналу в аварійних та післяаварійних ситуаціях, забезпечити готовність до здійснення цих заходів;
– забезпечити тісну взаємодію з партнерами у галузі охорони здоров’я персоналу.
Досягнення цих цілей планується керівництвом Компанії за рахунок ефективного застосування та постійного покращення системи управління професійним здоров’ям персоналу, що відповідає вимогам стандарту ISO 45001:18.
Основним напрямом заходів щодо оптимізації енергоспоживання є зниження енергоспоживання у процесах виробництва. Керівництво Компанії використовує систему енергоменеджменту для реалізації своїх цілей щодо покращення рівня енергоефективності за встановленими у Компанії критеріями. Цілі встановлюються в Компанії щорічно.
Щорічно проводиться аналіз енергоспоживання та оцінка ефективності заходів щодо економії енергії, а також постановка цілей на наступний рік.
Керівництво Компанії надає необхідні інформаційні, матеріальні та людські ресурси для здійснення запланованих заходів щодо підвищення енергоефективності виробничих процесів. Забезпечується повнота та достовірність інформування всіх зацікавлених сторін про плани та досягнуті результати в цій галузі.
Керівництво Компанії забезпечує неухильне дотримання законодавчих норм та правил енергетичного обліку та енергозбереження.
Цілі та завдання керівництва Компанії в галузі енергоефективності регулярно актуалізуються відповідно до встановлених у Компанії процедур енергоменеджменту.
Керівництво забезпечує ефективне функціонування та розвиток системи енергоменеджменту відповідно до вимог стандарту LVS EN ISO 50001:2018